time:matters

Unternehmensweites Reporting für Logistikprozesse und Unternehmensteuerung

Strategisches und operatives Berichtswesen - über automatisierte Reports und Ad-hoc-OLAP-Abfragen

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Der Kunde
Die time:matters GmbH, eine 100-prozentige Tochtergesellschaft der Lufthansa Cargo AG, bietet als Experte für Kurier-, Sameday- und Notfall-Logistik kundenindividuelle Logistiklösungen für „unmögliche“ und komplexe logistische Aufgaben. Die Grundlage für die deutschlandweiten und internationalen Special Speed Solutions bilden schnellstmögliche und zuverlässige Transporte für hocheilige und besonders wichtige Sendungen per Flugzeug, Bahn und Straße. Hierzu kann time:matters auf täglich mehr als 900 kontinentale und über 100 interkontinentale Verbindungen zugreifen – rund 400 Ziele in 90 Ländern.

Die Aufgabe
Die schnellsten Transportwege für seine Kunden ermitteln und Güter im Eiltempo über diese verschicken – als Unternehmen, das mit solcher Geschwindigkeit arbeitet, ist time:matters auf ein Reporting-System angewiesen, das entsprechend schnell und flexibel arbeitet. Für Management und Fachabteilungen ist es wichtig, tagesaktuell zu wissen, wo das Unternehmen steht, um Potenziale auszuloten und Strategien anzupassen.

Zu diesem Zweck betrieb time:matters bereits ein Reporting-System, das den wachsenden Anforderungen jedoch nicht mehr gewachsen war. Das starke Wachstum des Unternehmens sowie bevorstehende Internationalisierungspläne erforderten absolute Reportingtransparenz – und das auch bei der erwarteten sprunghaft steigenden Komplexität der Business-Prozesse. Die dafür notwendigen Kennzahlen ließen sich mit der vorhandenen Infrastruktur gar nicht oder nur mit erheblichem manuellem Aufwand bereitstellen. Darüber hinaus waren die Reportingmöglichkeiten eingeschränkt, weil sich nur eine einzige Datenbank, nämlich das time:matters-eigene zentrale System startrax, einbinden ließ, das die wesentlichen Daten vieler Transportsendungen enthält. Relevante Informationen aus andere Datenquellen bei time:matters selbst und bei Dienstleistern des Unternehmens konnten jedoch nicht berücksichtigt werden.

Um dem Reporting einen neuen Impuls zu geben, entschied man sich deshalb im Mai 2006, ein neues, modernes Reporting-System aufzusetzen, das Daten aus unterschiedlichen Informationsquellen integrieren und analysieren kann – und zwar sowohl für die Steuerung der Logistikprozesse als auch für die übergeordnete Unternehmenssteuerung. Zudem wollte man eine Lösung haben, die auch Fachanwender leicht und ohne großen Schulungsaufwand bedienen können.

Die Lösung
Nach einer Anforderungs- und Marktanalyse entschied sich time:matters, die neue Reporting-Lösung mit dem SAS BI Server aufzubauen – und nicht mit einer neuen Version seines bisherigen BI-Lieferanten. Unsere Anforderungen ließen sich nur mit SAS umsetzen erinnert sich Tobias Kunz, Projektleiter bei time:matters. Zudem gefiel uns, wie SAS mit seinem Premium-Reporting gezielt den gehobenen Mittelstand adressiert. Die Umsetzung der Lösung lag beim langjährigen SAS Partner HMS.

In dem neuen Reportingsystem fließen heute Daten aus unterschiedlichen Datenquellen zusammen – aus Oracle, aus mehreren MySQL-Datenbanken und diversen Excel-Sheets. Wichtigster Datenlieferant für das Reporting ist das operative Kundenmanagement-System Startrax. Hier werden die Kundendaten und Kundenaufträge verwaltet, neue Aufträge eingegeben und geroutet. Zudem läuft das komplette Pricing von time:matters darüber. Für das Reporting werden diese Daten zentral konsolidiert und schließlich nach unterschiedlichen Gesichtspunkten analysiert. Allein sechs Standardreports zieht time:matters im Monatsrhythmus aus dem neuen Reportingsystem – zum Beispiel zur Nutzung bestimmter Flughäfen, bestimmter Fluggesellschaften oder der Deutschen Bahn oder zu Lizenz- und Gebührenverpflichtungen gegenüber Internetplattformen wie MAP24 und ebay. Zudem bildet ein unternehmensweiter Evaluations-Report die Transportqualität ab. Diese Reports werden automatisch generiert und per pdf an die verschiedenen Adressaten im Unternehmen versendet.

Gleichzeitig steht das komplette Zahlenwerk jederzeit für Ad-hoc-Abfragen zur Verfügung, so dass auch Mitarbeiter der Fachabteilungen komplexe Fragestellungen schnell und einfach selbst beantworten können. Das Feedback von den Anwendern ist eindeutig freut sich Tobias Kunz. Es macht ihnen Spaß, mit der Lösung zu arbeiten, und die Ergebnisse helfen ihnen weiter. Zudem arbeitet das neue System deutlich schneller als die Vorgängerlösung: Abfragen, die time:matters heute innerhalb von zehn Minuten erledigt, haben früher bis zu zwei Stunden gedauert.

Darüber hinaus stellt das neue Reportingsystem allgemeine Key-Performance-Indikatoren (KPIs) für die Unternehmenssteuerung zur Verfügung. Bis dato lief dies bei time:matters über Excel – und war dementsprechend unzuverlässig.  Excel liefert zwar klare Zahlen, aber keine eindeutige Interpretation der Daten meint Kunz. Und wenn mehrere Mitarbeiter selbst interpretieren, kommt es häufig zu unterschiedlichen Einschätzungen. Aus diesem Grund überführte man die vorhandene KPI-Struktur in ein Kennzahlensystem unter SAS. Diese Daten fließen heute in ein Dashboard, über das die Unternehmemsleitung jederzeit auf Knopfdruck den aktuellen Leistungsstand von time:matters übersichtlich ablesen kann.

Der Nutzen

• Standardberichte kommen heute schnell und automatisch. Manuelles Nachbearbeiten ist nicht mehr erforderlich
• Mitarbeiter in den Fachabteilungen erledigen Ad-hoc-Abfragen selbst – mit vielfältigen Filtermöglichkeiten und zehn mal schneller als früher
• Umfassendes Reporting der Logistikprozesse dank Einbindung zahlreicher Datenquellen im Unternehmen
• Die Unternehmensführung ist über ein KPI-Dashboard immer über den aktuellen Leistungsstand von time:matters informiert
• Die Reportinglösung kann flexibel angepasst und skaliert werden
• Single version of the truth: Ein eindeutiges Kennzahlensystem schafft eine unternehmensweit einheitliche Daten- und Informationsstruktur dank zentraler Datenhaltung
• Dank des Portalkonzepts von SAS lässt sich die Lösung beliebig auf weitere BI-Fragestellungen hin ausweiten
• SAS Premium Reporting adressiert als Lösung für den gehobenen zielgenau die Anforderungen von time:matters

Das Projekt
Das Projekt startete im Mai 2006. Für die Umsetzung des Projekts baute time:matters auf die Unterstützung des langjährigen SAS Partner HMS. Als IT-Spezialist für Datenanalyse- und Business-Intelligence-Systeme konnte HMS für time:matters sehr schnell ein qualifiziertes Konzept entwickeln und umsetzen. HMS war für uns der optimale Partner. Die Berater von HMS haben sich zügig in unsere Thematik eingearbeitet und ein Gefühl für unsere Daten entwickelt , resümiert Tobias Kunz. Auf dieser Basis haben sie uns schließlich sowohl bei der Zieldefinition als auch bei der Umsetzung sehr geholfen. In einem ersten Schritt lösten time:matters und HMS das bestehende Reporting der Logistikprozesse ab, überführen dies in SAS und banden weitere Datenquellen ein.

In der nächsten Etappe machte man sich im Oktober 2006 daran, ein neues KPI-System auf Basis der vorhandenen Kennzahlen zu entwickeln. Dabei arbeitete man intensiv mit den betroffenen Abteilungen zusammen – eine besondere Herausforderung, wie sich Tobias Kunz erinnert: Die Abstimmung des KPI-Modells war nicht immer ganz leicht. Wir haben hier intensiv beraten und gemeinsam mit den Kollegen Modelle, Perspektiven und Maßstäbe entwickelt, die allen Anforderungen genügen. Heute läuft das neue Reporting bei time:matters produktiv und erfolgreich. Fertig sind wir aber noch lange nicht, meint Tobias Kunz. Wir merken jetzt schon, dass SAS neue Begehrlichkeiten weckt!

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